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Ratgeber · Onboarding neuer Mitarbeitender

Onboardingprozess: Phasen, Ablauf und Zuständigkeiten

Ein guter Onboardingprozess beginnt mit der Vertragsunterschrift und endet mit der Probezeit. Hier finden Sie die drei Phasen, wer wofür zuständig ist und zu jedem Schritt eine Vorlage.

Die drei Phasen Alle Vorlagen

Von Timo Kusmenko · Stand: Oktober 2026

Was ist ein Onboardingprozess?

Der Onboardingprozess ist die geplante Einarbeitung neuer Mitarbeitender: alles, was zwischen der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag und dem Ende der Probezeit passiert, damit jemand fachlich sicher wird, die Abläufe kennt und im Team ankommt.

Geplant heißt: Es hängt nicht vom Zufall ab, ob am ersten Tag der Laptop bereitsteht, wer die Fragen beantwortet und wann das erste Feedback kommt. Jeder Schritt hat einen Zeitpunkt und eine verantwortliche Person.

Das Wort Onboarding kommt aus dem Englischen und heißt wörtlich „an Bord holen“. Auf Deutsch spricht man auch von Einarbeitung oder Eingliederung neuer Mitarbeitender.

  • Schneller arbeitsfähigWer weiß, wo was liegt und wen er fragen kann, arbeitet früher selbstständig.
  • Früher dazugehörenKontakte im Team entstehen nicht nebenbei, sie werden eingeplant.
  • Weniger AbbrücheWer sich in den ersten Wochen allein gelassen fühlt, geht oft noch in der Probezeit.

Die drei Phasen des Onboardingprozesses

Üblich ist eine Einteilung in drei Phasen. Die Grenzen sind fließend, wichtig ist, dass keine davon fehlt.

  1. Vertrag bis erster Tag

    1. Preboarding

    Ziel: Am ersten Tag ist alles vorbereitet, und die neue Person weiß, was sie erwartet.

    • Vertrag, Personalfragebogen und Unterlagen einholen
    • Arbeitsplatz, Geräte und Zugänge vorbereiten
    • Patin oder Paten aus dem Team bestimmen
    • Willkommensmail mit Ablauf des ersten Tages schicken
    • Team über den Neuzugang informieren
  2. Erster Tag bis vierte Woche

    2. Orientierung

    Ziel: Die neue Person kennt Menschen, Räume, Werkzeuge und die wichtigsten Abläufe.

    • Persönliche Begrüßung durch die Führungskraft
    • Rundgang oder digitale Vorstellung im Team
    • Einarbeitungsplan gemeinsam durchgehen
    • Erste kleine Aufgaben mit schnellem Erfolg
    • Kurzes Gespräch am Ende der ersten Woche
  3. Zweiter Monat bis Probezeitende

    3. Integration

    Ziel: Die neue Person arbeitet selbstständig und ist ein fester Teil des Teams.

    • Eigene Aufgaben mit wachsender Verantwortung
    • Feedbackgespräche nach 30, 60 und 90 Tagen
    • Schulungen, die im Plan festgelegt sind
    • Ziele für die Zeit nach der Probezeit vereinbaren
    • Probezeitgespräch mit offener Rückmeldung in beide Richtungen

Wer ist im Onboarding wofür zuständig?

Die häufigste Lücke ist nicht ein fehlender Schritt, sondern ein Schritt, für den sich niemand zuständig fühlt.

Führungskraft

Trägt die Verantwortung für den ganzen Prozess, begrüßt am ersten Tag, führt die Feedbackgespräche und das Probezeitgespräch.

Personalabteilung oder Büro

Vertrag, Personalfragebogen, Meldungen an Krankenkasse und Lohnbuchhaltung, Unterlagen zum Unterschreiben.

IT oder wer sich um Technik kümmert

Geräte, E-Mail-Adresse, Zugänge zu allen Programmen, die ab Tag eins gebraucht werden. Siehe IT-Checkliste.

Patin oder Pate aus dem Team

Erste Anlaufstelle für Alltagsfragen, die man der Führungskraft nicht stellen möchte. Am besten jemand aus derselben Aufgabe.

Für jeden Schritt die passende Vorlage

Zu jeder Phase gibt es einen eigenen Ratgeber mit Vorlage, die Sie direkt übernehmen können.

Onboarding Checkliste

Alle Schritte von der Vertragsunterschrift bis zum Probezeitgespräch, zum Abhaken, Kopieren und Drucken.

Einarbeitungsplan

Die Vorlage für die ersten vier Wochen: wer der neuen Person was bis wann zeigt.

Preboarding

Was zwischen Vertrag und erstem Tag passieren sollte, damit niemand abspringt.

Der erste Arbeitstag

Ein Ablauf Stunde für Stunde, dazu die Willkommensmail als Vorlage.

Feedbackbogen

Die Fragen für die Gespräche nach 30, 60 und 90 Tagen.

Digitales Onboarding

Welche Schritte von selbst laufen können und welche nicht.

Häufige Fehler im Onboardingprozess

Die meisten Fehler entstehen nicht aus Absicht, sondern weil im Tagesgeschäft niemand daran denkt.

Am ersten Tag fehlt das Werkzeug.

Kein Laptop, keine Zugänge, kein Platz. Der erste Eindruck ist: Hier hat niemand mit mir gerechnet.

Zu viel auf einmal.

Alle Abläufe, alle Programme und alle Namen in der ersten Woche. Hängen bleibt davon wenig.

Nach der ersten Woche ist Schluss.

Die Einarbeitung endet mit dem Rundgang, Feedbackgespräche finden nie statt. Probleme fallen erst in der Probezeit auf.

Onboarding für besondere Gruppen

Auszubildende

Berufsschule, Ausbildungsplan und Jugendarbeitsschutz verändern den Ablauf.

Führungskräfte

Wer ein Team übernimmt, braucht einen eigenen Plan für die ersten 100 Tage.

Kundinnen und Kunden

Auch neue Kunden brauchen einen geplanten Start, gerade im Coaching und in der Beratung.

Den Onboardingprozess automatisieren

Begrüßung, Gespräche und das Ankommen im Team bleiben Aufgabe der Menschen. Der organisatorische Teil drumherum kann von selbst laufen, auch ohne großes Personalprogramm.

  1. Vertrag unterschrieben

    Die Willkommensmail geht automatisch raus, mit Fragebogen zum Ausfüllen am Handy statt Papier per Post.

  2. Aufgaben verteilt

    IT, Büro und Patin oder Pate bekommen ihre Aufgaben mit Termin, ohne dass jemand daran denken muss.

  3. Unterlagen unterschrieben

    Erklärungen und Unterweisungen werden digital bestätigt und landen in der Akte. Wie das aussieht, zeigt die Formular-Demo mit Unterschrift.

  4. Gespräche erinnert

    Die Termine nach 30, 60 und 90 Tagen und das Probezeitgespräch stehen von selbst im Kalender.

Häufige Fragen zum Onboardingprozess

Wie lange dauert ein Onboardingprozess?

Er beginnt mit der Vertragsunterschrift und endet frühestens mit der Probezeit, in Deutschland meist nach sechs Monaten. Die erste Woche ist die dichteste Phase, danach werden die Abstände größer.

Welche Phasen hat der Onboardingprozess?

Üblich sind drei: Preboarding zwischen Vertrag und erstem Arbeitstag, Orientierung in den ersten Wochen und Integration bis zum Ende der Probezeit.

Was heißt Onboarding auf Deutsch?

Wörtlich „an Bord holen“. Gemeint ist die Einarbeitung und Eingliederung neuer Mitarbeitender. Das Verb dazu ist onboarden.

Wer ist für das Onboarding verantwortlich?

Die Führungskraft trägt die Verantwortung. Personalabteilung oder Büro kümmern sich um Vertrag und Unterlagen, die IT um Zugänge, und eine Patin oder ein Pate aus dem Team ist die erste Anlaufstelle im Alltag.

Schreibt man Onboardingprozess oder Onboarding-Prozess?

Beides ist richtig. Zusammengesetzte Wörter mit einem englischen Bestandteil dürfen im Deutschen zusammen oder mit Bindestrich geschrieben werden. Der Bindestrich macht das Wort leichter lesbar.

Lässt sich der Onboardingprozess automatisieren?

Der organisatorische Teil ja: Willkommensmails, Aufgaben an IT und Büro, Unterlagen zum Unterschreiben und Erinnerungen an Feedbackgespräche. Begrüßung, Gespräche und das Ankommen im Team bleiben Aufgabe der Menschen.

Mehr zum Onboarding

Alle Ratgeber zum Thema, jeweils mit Vorlage oder Werkzeug.

Was ich dafür baue

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