Preboarding: von der Unterschrift bis zum ersten Tag

Zwischen Vertrag und erstem Arbeitstag liegen oft Wochen oder Monate. Wer diese Zeit nutzt, hat am ersten Tag eine Person, die sich schon dazugehörig fühlt.

Preboarding Checkliste Willkommensmail

Von Timo Kusmenko · Stand: Oktober 2026

Was ist Preboarding?

Preboarding, auch Pre-Boarding geschrieben, ist die erste Phase des Onboardings: die Zeit zwischen der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag und dem ersten Arbeitstag. In dieser Zeit wird alles vorbereitet, was die neue Person am ersten Tag braucht, und der Kontakt bleibt bestehen.

Gerade bei langen Kündigungsfristen ist das wichtig. Wer drei Monate nichts vom neuen Arbeitgeber hört, nimmt ein Gegenangebot eher an oder startet mit Zweifeln. Danach folgen die Phasen Orientierung und Integration, beschrieben im Onboardingprozess.

Kein AbsprungWer regelmäßig von Ihnen hört, bleibt bei seiner Zusage.
Ein fertiger erster TagArbeitsplatz, Geräte und Zugänge sind bereit.
Weniger AufregungDie neue Person weiß, wann, wo und mit wem es losgeht.

Vorlage: Willkommensmail vor dem ersten Tag

Diese Mail ist der wichtigste Schritt im Preboarding. Sie nimmt die Unsicherheit vor dem ersten Tag.

Willkommensmail

Betreff: Willkommen bei [Firma]: so läuft Ihr erster Tag

Guten Tag [Name],

in einer Woche geht es los, und wir freuen uns auf Sie.

Ihr erster Tag
Wann: [Wochentag], [TT.MM.], [Uhrzeit]
Wo: [Adresse, Eingang, Parkmöglichkeit]
Wer Sie empfängt: [Name, Telefonnummer]

Ablauf
[Uhrzeit] Begrüßung und Kaffee
[Uhrzeit] Rundgang und Vorstellung im Team
[Uhrzeit] Ihr Arbeitsplatz, Laptop und Zugänge
[Uhrzeit] Mittagessen mit [Patin oder Pate]
[Uhrzeit] Gespräch mit [Führungskraft] über die ersten Wochen

Bitte mitbringen
[Unterlagen, die noch fehlen]

Ihre Ansprechperson für alle Fragen bis dahin ist [Name], erreichbar unter [Telefon oder E-Mail].

Bis bald
[Name]

Preboarding für Auszubildende

Bei Auszubildenden liegt zwischen Vertrag und Start oft ein halbes Jahr oder mehr. Die Zeit ist lang genug, um den Kontakt zu verlieren, und viele junge Menschen bewerben sich parallel weiter.

Bewährt haben sich ein Kennenlerntag vor dem Start, eine Einladung zum Sommerfest oder ein kurzer Brief der künftigen Ausbilderin. Was bei Auszubildenden sonst anders ist, steht unter Onboarding für Azubis.

Preboarding, das von selbst läuft

Wer regelmäßig einstellt, muss an all das nicht mehr denken. Wie das aussieht, steht unter digitales Onboarding.

Vertrag unterschrieben
Die Bestätigung und der Fragebogen zum Ausfüllen am Handy gehen sofort raus.
Wartezeit
Die Nachrichten in festen Abständen sind vorbereitet und gehen automatisch raus.
Zwei Wochen vorher
IT, Büro und Patin bekommen ihre Aufgaben mit Termin.
Eine Woche vorher
Die Willkommensmail geht mit dem richtigen Datum und den richtigen Namen raus.

Häufige Fragen zum Preboarding

Wann beginnt das Preboarding?

Mit der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag. Es endet am ersten Arbeitstag.

Schreibt man Preboarding oder Pre-Boarding?

Beides ist üblich. Zusammengeschrieben ist häufiger, der Bindestrich ist ebenfalls richtig.

Wie oft sollte man sich in der Wartezeit melden?

Etwa alle drei bis vier Wochen, kurz und persönlich. Zu viel wirkt aufdringlich, gar nichts lässt Zweifel wachsen.

Darf die neue Person schon vor dem Start Aufgaben bekommen?

Vor Vertragsbeginn besteht keine Arbeitspflicht. Informationen und freiwillige Einladungen sind in Ordnung, Arbeit nicht.

Was gehört in die Willkommensmail?

Uhrzeit, Ort, wer die Person empfängt, der Ablauf des ersten Tages, was sie mitbringen soll und eine Ansprechperson für Fragen.

Preboarding: von der Unterschrift bis zum ersten Tag

Was ist Preboarding?

Preboarding Checkliste

Direkt nach der Unterschrift

Während der Wartezeit

Zwei Wochen vor dem Start

In der Woche vor dem Start

Vorlage: Willkommensmail vor dem ersten Tag

Preboarding für Auszubildende

Preboarding, das von selbst läuft

Vertrag unterschrieben

Wartezeit

Zwei Wochen vorher

Eine Woche vorher

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