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Leistung 05 · Prozesse automatisieren

Prozesse automatisieren mit KI für Coaches, Berater, Trainer und Agenturen

Prozesse automatisieren mit KI bedeutet: Was sich jede Woche wiederholt, läuft von selbst. Anmeldungen bestätigen, Termine vorbereiten, Angebote nachfassen, Unterlagen verschicken. So, wie Sie arbeiten, nicht so, wie ein Werkzeug es vorgibt.

Erstgespräch buchen Ein Beispiel ansehen

Kennen Sie das?

Die Arbeit mit Ihren Kunden ist nicht das Problem. Es ist alles drumherum.

Dieselbe E-Mail zum zwanzigsten Mal.

Bestätigung, Wegbeschreibung, Unterlagen. Jedes Mal kopiert, jedes Mal angepasst.

Daten an drei Stellen.

Die Anmeldung im Postfach, die Liste in Excel, der Termin im Kalender. Und keine davon ist ganz aktuell.

Nachfassen bleibt liegen.

Das Angebot ist raus, die Antwort fehlt. Nachhaken wollten Sie eigentlich schon letzte Woche.

Ein Ablauf, der von selbst läuft

Ein Beispiel aus einem Seminar mit Anmeldung. Grün erledigt das System, Orange bleibt bei Ihnen.

  1. AnmeldungJemand füllt das Formular auf Ihrer Seite aus.Teilnehmer
  2. BestätigungSofort per E-Mail, mit Termin, Ort und Zugang. Der Kontakt steht in Ihrer Liste.System
  3. ErinnerungAm Vortag mit den Unterlagen. Wer absagt, gibt den Platz frei.System
  4. Das SeminarSie arbeiten mit den Menschen. Nur das.Sie
  5. Bescheinigung und NachfassenDie Teilnahmebescheinigung als PDF, danach die Frage nach dem nächsten Schritt.System

Jeder Ablauf wird für Ihre Arbeit gebaut. Das Beispiel zeigt die Idee, nicht die Grenze.

So wird aus Ihrem Ablauf ein System

Prozesse automatisieren heißt nicht, Ihre Arbeitsweise umzustellen. Es heißt, sie einmal sauber aufzuschreiben und die Wiederholungen abzugeben.

  1. Ablauf aufnehmen

    Wir gehen einen Ablauf Schritt für Schritt durch: Wer macht was, wann, womit?

  2. Regeln festlegen

    Was löst den nächsten Schritt aus, und was ist eine Ausnahme, die bei Ihnen landen soll?

  3. Verbinden

    Formular, E-Mail, Kalender, Tabellen, Dokumente: angebunden wird, womit Sie heute arbeiten.

  4. Laufen lassen

    Sie sehen jederzeit, was erledigt ist. Was nicht in die Regeln passt, kommt zu Ihnen.

Prozesse automatisieren mit KI: wo sie hilft und wo nicht

Nicht jeder Schritt braucht KI. Feste Regeln bleiben feste Regeln. KI kommt dort zum Einsatz, wo Text verstanden oder geschrieben werden muss.

Hier hilft KI

  • Freie Anfragen lesen und sortieren: Wer will was, wie dringend?
  • Antworten vorschreiben, die Sie nur noch prüfen und abschicken
  • Gespräche und Rückmeldungen zusammenfassen
  • Angaben aus Dokumenten und E-Mails übernehmen

Hier braucht es keine KI

  • Eine Bestätigung verschicken, sobald sich jemand anmeldet
  • Am Vortag erinnern, nach drei Tagen nachfassen
  • Eine Bescheinigung mit Name und Datum erzeugen
  • Einen Termin in den Kalender eintragen

Beispiele aus dem Alltag von Coaches, Beratern, Trainern und Agenturen

Die meisten dieser Abläufe laufen bereits in Systemen, die ich gebaut habe. Zwei davon können Sie direkt selbst ausprobieren.

Erstgespräch

Termin, Kalender, Besprechung

Der Interessent wählt einen freien Termin. Kalendereintrag, Teams-Einladung, Bestätigung und eine Nachricht an Sie entstehen von selbst.

Genau so selbst buchen ›
Formular und PDF

Angaben rein, Dokument raus

Ein Online-Formular mit Unterschrift, daraus ein fertiges PDF. Für Anmeldungen, Vereinbarungen oder Anwesenheitslisten.

Beispiel selbst ausprobieren ›
Angebot

Online wählen und unterschreiben

Ihr Kunde öffnet das Angebot im Browser, wählt Optionen, unterschreibt. Sie sehen es sofort, das PDF liegt bereit.

Programme mit Video

Eintragen, Link bekommen, nachfassen

Wer sich für ein Video einträgt, bekommt einen persönlichen Link. Die nächsten E-Mails folgen im festgelegten Abstand.

Teilnehmer

Eine Liste statt drei

Anmeldungen, Termine und Rückmeldungen landen an einer Stelle. Excel wird zur Übersicht, nicht zur Aufgabe.

Nach dem Kurs

Bescheinigung und Rückmeldung

Zum Kursende geht die Teilnahmebescheinigung raus, zusammen mit der Bitte um eine kurze Bewertung.

Was Sie bekommen

Ihr Ablauf als System

  • Ein Ablauf, der auf Ihre Arbeitsweise zugeschnitten ist
  • Anbindung an Ihre Werkzeuge statt eines Umstiegs
  • Ausnahmen landen bei Ihnen, mit allen Angaben
  • Festpreis statt Stundensatz
  • 30 Tage Betreuung nach dem Start
  • Das System gehört Ihnen, Sie hängen an keiner Plattform

So läuft die Zusammenarbeit

  1. ErstgesprächSie erzählen, welcher Ablauf Sie heute am meisten Zeit kostet.
  2. Konzept mit FestpreisWas automatisiert wird, was bei Ihnen bleibt und was es kostet.
  3. UmsetzungMit Tests an echten Beispielen aus Ihrem Alltag.
  4. Start und BetreuungDer Ablauf läuft, ich bleibe ansprechbar.

Häufige Fragen

Was kostet es, einen Prozess zu automatisieren?

Sie bekommen nach dem Erstgespräch ein Konzept mit Festpreis. Der Preis hängt davon ab, wie viele Schritte der Ablauf hat und welche Werkzeuge angebunden werden. Laufende Kosten entstehen nur für Dienste, die der Ablauf nutzt, etwa den E-Mail-Versand oder die KI je Anfrage.

Wie lange dauert es, bis der Ablauf läuft?

Das hängt vom Umfang ab. Im Konzept steht ein fester Termin, und Sie sehen den Ablauf vor dem Start an echten Beispielen.

Muss ich meine Werkzeuge wechseln?

Nein. Angebunden wird, womit Sie heute arbeiten, zum Beispiel Outlook, Teams, Ihre Tabellen oder Ihr CRM. Ein eigenes System kommt nur dort dazu, wo etwas fehlt.

Was passiert, wenn etwas nicht in die Regeln passt?

Dann landet der Fall bei Ihnen, mit allen Angaben. Der Ablauf erledigt das Gewohnte, die Ausnahmen entscheiden Sie.

Wo liegen meine Daten?

Auf Servern in der EU. Welche Dienste beteiligt sind, steht im Konzept, bevor etwas gebaut wird.

Wer betreut den Ablauf danach?

Ich. Nach dem Start sind 30 Tage Betreuung für Fragen, Anpassungen und Verbesserungen enthalten. Danach betreue ich den Ablauf auf Wunsch weiter.

Passt dazu

Jetzt unverbindlich Kontakt aufnehmen und Ihre Möglichkeiten kennenlernen.

Erstgespräch: Prozesse automatisieren30 Minuten per Teams. Freien Termin wählen, die Einladung kommt per E-Mail Mobil+49 160 90141494 Telefon+49 2261 814241 E-Mailkontakt@ticus-systeme.de
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