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Ratgeber · Kennzahlen verstehen

KPI Kennzahlen: Bedeutung, Beispiele und die richtige Auswahl

KPI steht für Key Performance Indicator, auf Deutsch Leistungskennzahl. Hier steht, was eine gute Kennzahl ausmacht, welche für welchen Bereich passen und wie Sie die wenigen wichtigen finden.

Was KPI bedeutet Beispiele je Bereich

Von Timo Kusmenko · Stand: Oktober 2026

Was sind KPI Kennzahlen?

KPI Kennzahlen sind die wenigen Zahlen, an denen ein Unternehmen oder ein Bereich erkennt, ob es seine Ziele erreicht. KPI steht für Key Performance Indicator, auf Deutsch etwa Schlüsselkennzahl oder Leistungskennzahl.

Jede KPI ist eine Kennzahl, aber nicht jede Kennzahl ist eine KPI. Ein Unternehmen hat Hunderte Zahlen: Umsatz, Anzahl E-Mails, Besucher der Website, offene Rechnungen. KPI sind nur die, die direkt mit einem Ziel verbunden sind und bei denen eine Veränderung eine Entscheidung auslöst.

  • KeyWenige, wirklich wichtige Zahlen statt vieler.
  • PerformanceSie messen Leistung gegenüber einem Ziel.
  • IndicatorSie zeigen früh an, wenn etwas aus dem Ruder läuft.

Woran man eine gute KPI erkennt

Oft wird dafür die SMART-Regel genannt: spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, terminiert. Vier Fragen reichen im Alltag.

An ein Ziel gebunden

Ohne Ziel ist eine Zahl nur eine Zahl. „30 Prozent Abschlussquote“ sagt erst etwas, wenn klar ist, ob 25 oder 40 Prozent angestrebt werden.

Beeinflussbar

Das Team kann die Zahl durch sein Handeln verändern. Sonst bleibt nur Zuschauen.

Regelmäßig messbar

Die Zahl lässt sich ohne großen Aufwand monatlich oder wöchentlich erheben.

Verständlich

Jeder im Team weiß, wie sie berechnet wird und was eine Veränderung bedeutet.

KPI Beispiele je Bereich

Je Bereich eine Beispiel-KPI mit Formel. Zu jedem Bereich gibt es einen eigenen Ratgeber mit mehr Kennzahlen.

Vertrieb: Abschlussquote

Abschlüsse ÷ Angebote oder ErstgesprächeWie viele Gespräche werden zu Aufträgen? Mehr unter KPI im Vertrieb.

Marketing: Kosten je Anfrage

Marketingkosten ÷ AnfragenWas kostet ein Interessent? Mehr unter KPI im Marketing.

Finanzen: Liquidität

Kontostand plus erwartete Eingänge minus AusgängeReicht das Geld für die nächsten Wochen? Mehr unter Controlling Dashboard.

Personal: Fluktuation

Abgänge ÷ durchschnittliche Zahl der MitarbeitendenWie viele gehen im Jahr? Mehr unter HR Dashboard.

Projekte: Termintreue

pünktlich fertige Meilensteine ÷ alle MeilensteineHält der Plan? Mehr unter Projektdashboard.

Kunden: Wiederkaufquote

Kunden mit zweitem Auftrag ÷ alle KundenKommen Kunden wieder? Gerade im Coaching und in der Beratung eine der wichtigsten Zahlen.

So finden Sie Ihre KPI

  1. Ziel festlegen

    Was soll in diesem Jahr erreicht werden? Ein oder zwei Ziele, nicht zehn.

  2. Treiber suchen

    Welche Zahlen bewegen dieses Ziel? Beim Umsatz etwa Anfragen, Abschlussquote und Auftragsgröße.

  3. Auf wenige beschränken

    Drei bis sieben KPI je Bereich. Was darüber hinausgeht, ist Kennzahl, aber keine KPI.

  4. Regelmäßig ansehen

    Ein fester Termin im Monat, an dem die Zahlen besprochen werden. Am einfachsten mit einem KPI-Dashboard.

KPI und OKR: der Unterschied

KPI messen laufend, wie gut etwas funktioniert: Abschlussquote, Liquidität, Fluktuation. Sie bleiben über Jahre ähnlich.

OKR steht für Objectives and Key Results. Damit setzt man sich für ein Quartal ein ehrgeiziges Ziel und legt fest, woran man den Fortschritt erkennt. OKR verändern etwas, KPI überwachen etwas. Viele Unternehmen nutzen beides: KPI für den laufenden Betrieb, OKR für die Veränderungen.

Typische Fehler mit KPI

Gegen den dritten Fehler hilft eine Excel-Vorlage am Anfang und ein automatisches Dashboard, sobald die Pflege selbst zur Arbeit wird.

Zu viele Zahlen.

Dreißig Kennzahlen im Bericht, aber niemand weiß, welche zählt.

Eitelkeitszahlen.

Zahlen, die gut aussehen, aber nichts entscheiden, etwa Seitenaufrufe ohne Bezug zu Anfragen.

Zahlen von Hand.

Die KPI werden jeden Monat aus fünf Programmen abgetippt. Bis sie fertig sind, sind sie veraltet.

Häufige Fragen zu KPI Kennzahlen

Wofür steht KPI?

Für Key Performance Indicator. Auf Deutsch sagt man Schlüsselkennzahl oder Leistungskennzahl.

Was heißt KPI auf Deutsch?

Leistungskennzahl oder Schlüsselkennzahl. Gemeint sind die wenigen Zahlen, an denen man den Erfolg gegenüber einem Ziel misst.

Was ist der Unterschied zwischen Kennzahl und KPI?

Jede KPI ist eine Kennzahl, aber nur die Kennzahlen, die direkt an ein wichtiges Ziel gebunden sind, sind KPI.

Wie viele KPI sollte man haben?

Drei bis sieben je Bereich. Mehr lassen sich nicht regelmäßig besprechen und verlieren ihre Wirkung.

Was sind typische KPI für kleine Unternehmen?

Umsatz, Anfragen, Abschlussquote, Auftragsgröße, Liquidität und Wiederkaufquote. Damit lässt sich ein kleines Unternehmen gut steuern.

Was ist der Unterschied zwischen KPI und OKR?

KPI überwachen laufend, wie gut etwas funktioniert. OKR setzen für ein Quartal ein Ziel, das etwas verändern soll.

Mehr zu KPI und Dashboards

Alle Ratgeber zum Thema, jeweils mit Vorlage oder Werkzeug.

Was ich dafür baue

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