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Ratgeber · Projekte im Blick

Projektdashboard: alle Projekte auf einen Blick

Welches Projekt hängt, welches frisst das Budget, wo droht ein Termin zu platzen? Ein Projektdashboard zeigt es, bevor der Kunde anruft.

Die Projektkennzahlen Die Ampel-Logik

Von Timo Kusmenko · Stand: Oktober 2026

Was ist ein Projektdashboard?

Ein Projektdashboard zeigt den Stand aller laufenden Projekte auf einer Seite: Termin, Budget, Fortschritt und offene Punkte. Es ersetzt das Durchklicken durch zehn Projekte, um herauszufinden, wo es brennt.

Gerade Agenturen, Berater und Dienstleister arbeiten oft an vielen Projekten gleichzeitig. Das Projektmanagement-Werkzeug kennt jedes einzelne, aber selten den Überblick über alle.

  • TerminLiegt das Projekt im Plan?
  • BudgetWie viel ist verbraucht, wie viel geleistet?
  • RisikoWo braucht es jetzt eine Entscheidung?

Kennzahlen für ein Projektdashboard

Sechs Kennzahlen, die den Zustand eines Projekts beschreiben. Die vierte ist die wichtigste.

Termintreue

pünktlich erreichte Meilensteine ÷ alle fälligen MeilensteineHält der Plan?

Budgetverbrauch

verbrauchte Stunden oder Kosten ÷ BudgetWie viel vom Budget ist weg?

Fertigstellungsgrad

erledigte Aufgaben ÷ alle Aufgaben, oder Schätzung der ProjektleitungWie weit ist das Projekt?

Budget gegen Fortschritt

Budgetverbrauch minus FertigstellungsgradLiegt der Verbrauch über dem Fortschritt, wird es am Ende knapp.

Offene Freigaben

Anzahl Aufgaben, die auf den Kunden wartenWartet das Projekt auf Sie oder auf den Kunden?

Auslastung

geplante Stunden ÷ verfügbare Stunden je PersonIst das Team überbucht?

Die Ampel-Logik für Projekte

Die Grenzen für Gelb und Rot legen Sie selbst fest, etwa ab welchem Abstand zwischen Budget und Fortschritt.

Grün

Termin im Plan, Budgetverbrauch nicht höher als der Fortschritt.

Gelb

Ein Meilenstein verspätet oder der Budgetverbrauch liegt leicht über dem Fortschritt. Beobachten.

Rot

Mehrere Meilensteine verspätet oder der Budgetverbrauch liegt deutlich über dem Fortschritt. Entscheidung nötig.

Grau

Projekt wartet auf den Kunden. Kein Problem des Teams, aber ein Grund zum Nachfassen.

Woher die Zahlen kommen

Erst die Verbindung der drei ergibt die wichtigste Zahl: Budget gegen Fortschritt.

Aufgaben im Projektwerkzeug.

Asana, Trello, Monday, Bitrix24 oder ein anderes Werkzeug kennt Aufgaben und Termine.

Stunden in der Zeiterfassung.

Was verbraucht ist, steht oft in einem anderen Programm.

Budget im Angebot.

Was vereinbart war, steht im Angebot oder Vertrag, nicht im Projektwerkzeug.

Projektdashboard in Excel oder automatisch

Für wenige Projekte reicht eine Tabelle mit einer Zeile je Projekt: Termin, Budget, verbrauchte Stunden, Fortschritt und eine Ampel. Die Logik dafür entspricht der in der kostenlosen Excel-Vorlage für ein KPI-Dashboard.

Sobald die Zahlen aus Projektwerkzeug, Zeiterfassung und Angeboten abgetippt werden, lohnt sich ein Dashboard, das sie selbst abholt. Siehe KPI-Dashboard erstellen lassen.

Häufige Fragen zum Projektdashboard

Was gehört in ein Projektdashboard?

Je Projekt Termin, Budgetverbrauch, Fertigstellungsgrad, offene Freigaben und eine Ampel. Dazu die Auslastung des Teams.

Was ist die wichtigste Kennzahl im Projekt?

Budgetverbrauch im Vergleich zum Fortschritt. Liegt der Verbrauch darüber, wird das Projekt am Ende teurer als geplant.

Funktioniert das mit meinem Projektwerkzeug?

Die meisten Werkzeuge haben Schnittstellen, über die Aufgaben und Termine abgeholt werden können. Welche, klären wir im Erstgespräch.

Kann man ein Projektdashboard in Excel bauen?

Ja, mit einer Zeile je Projekt. Für wenige Projekte reicht das. Bei vielen Projekten und mehreren Quellen wird die Pflege aufwendig.

Wer sieht das Projektdashboard?

Meist Geschäftsführung und Projektleitungen. Eine vereinfachte Ansicht kann auch Kunden gezeigt werden.

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Was ich dafür baue

Alle Projekte im Blick, ohne Durchklicken? Sprechen wir darüber.

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