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Warenwirtschaft und ERP · Überblick

Warenwirtschaftssystem: was es leistet und welches zu Ihnen passt

Was ist da, was fehlt, was muss bestellt werden? Ein Warenwirtschaftssystem beantwortet diese Fragen, ohne dass jemand ins Lager laufen muss. Hier steht, wie es aufgebaut ist und woran Sie das richtige erkennen.

Gespräch vereinbaren Was dazugehört

Von Timo Kusmenko · Stand: November 2026

Lager · Bestand heutelive

Kabel NYM-J 3×1,5A-1042 · Regal 3 240mAusreichend
Kupferrohr 15 mmA-2210 · Regal 5 18StkNachbestellen
Steckdose UP weißA-0815 · Regal 1 64StkAusreichend
Dichtband 12 mmA-3301 · Regal 2 0RolleLeer

Mindestbestand

Was ein Warenwirtschaftssystem ist

Ein Warenwirtschaftssystem (kurz WWS) bildet den Weg der Ware durch Ihren Betrieb ab: Einkauf, Wareneingang, Lager, Entnahme oder Verkauf, Inventur. Jede Bewegung wird gebucht, und aus den Buchungen ergibt sich zu jedem Zeitpunkt, was wo liegt und was es wert ist.

Ob Handwerksbetrieb mit Materiallager oder Händler mit Ladengeschäft: Das Prinzip ist gleich. Unterschiedlich ist, wie viel davon ein Betrieb braucht, und genau daran entscheidet sich, ob ein fertiges Programm passt oder eine eigene Lösung.

Bestand jederzeitOhne Nachzählen.
Jede Bewegung belegtWer, wann, wofür.
Rechtzeitig nachbestellenBevor etwas fehlt.

Das Herz jeder Warenwirtschaft: das Buchungsjournal

Zugang, Entnahme, Abgang, Inventur: Jede Bewegung ist eine Zeile. Daraus rechnet das System den Bestand.

Buchungsjournal

DatumBuchungMengeBestand

03.11.ZugangKupferrohr 15 mmLieferung Großhandel+4058

04.11.EntnahmeKupferrohr 15 mmAuftrag 2026-118−1246

05.11.AbgangKupferrohr 15 mmbeschädigt−244

06.11.StorniertKupferrohr 15 mmFehlbuchung, storniert−444

30.11.InventurKupferrohr 15 mmgezählt, Differenz −1=4343

Erfundenes Beispiel. Der Bestand ergibt sich aus den Buchungen, eine Inventur setzt ihn auf den gezählten Wert.

Bausteine eines Warenwirtschaftssystems

Artikel

Nummer, Bezeichnung, Einheit, Preise, Lieferant, Lagerplatz.

Lager

Bestände je Lagerplatz, Mindestbestand, Bewegungen. Mehr dazu

Einkauf

Bestellvorschläge, Bestellungen, Wareneingang.

Aufträge und Verkauf

Material je Auftrag, Lieferscheine, Übergabe an die Rechnung.

Inventur

Zählen, Differenzen klären, Bestand zum Stichtag. Mehr dazu

Auswertungen

Warenwert, Umschlag, Ladenhüter, Verbrauch je Auftrag.

Der Weg der Ware durch das System

Schritt 1Bestellen
Das System schlägt vor, was unter den Mindestbestand fällt.
Schritt 2Einlagern
Wareneingang buchen, Etikett drucken, Lagerplatz zuweisen.
Schritt 3Entnehmen
Für einen Auftrag oder einen Verkauf, per Scan oder Auswahl.
Schritt 4Auswerten
Bestand, Warenwert und Verbrauch, jederzeit und zum Stichtag.

Wann Standardsoftware besser passt

Eine eigene Lösung ist nicht immer die bessere. Ehrlich gesagt passt Standardsoftware in diesen Fällen meist besser:

Ihre Abläufe sind branchenüblich.

Wenn Ihr Betrieb so arbeitet, wie die Software es vorsieht, ist ein fertiges Programm meist schneller eingerichtet.

Sie brauchen viele Bereiche auf einmal.

Lohn, Finanzbuchhaltung, Produktion und Lager in einem: Dafür sind große Standardsysteme gebaut.

Sie wollen nichts entscheiden müssen.

Eine eigene Lösung braucht Ihre Mitarbeit bei Konzept und Test. Wer dafür keine Zeit hat, ist mit Standard besser bedient.

Standard oder eigene Lösung?

Vergleich

StandardsoftwareEigene Lösung

AbläufeSie passen sich der Software anDie Software folgt Ihren Abläufen

UmfangViele Funktionen, auch ungenutzteNur, was Sie brauchen

KostenLaufende Lizenz je NutzerFestpreis für den Bau, dazu Betrieb

StartSofort nutzbar, Einrichtung nötigErst Konzept und Bau, dann passgenau

AnpassungIm Rahmen des HerstellersJederzeit erweiterbar

Allgemeine Gegenüberstellung. Was für Ihren Betrieb gilt, klären wir im Gespräch.

Eigene Warenwirtschaft oder Ergänzung

Ich baue zwei Dinge. Eine eigene Warenwirtschaft, wenn Standardsoftware zu groß, zu teuer oder zu starr für Ihren Betrieb ist. Und Ergänzungen zu einem System, das Sie schon haben: Lager, Inventur, Etiketten oder Auswertungen als eigenes Modul, angebunden an Ihr CRM, Ihren Shop oder Ihre Buchhaltung. Beides als Projekt zum Festpreis. Wie das abläuft, steht unter Warenwirtschaft individuell.

Häufige Fragen zum Warenwirtschaftssystem

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Eine Software, die alle Warenbewegungen eines Betriebs erfasst, von der Bestellung bis zur Entnahme, und daraus Bestand, Warenwert und Bestellbedarf berechnet.

Was ist der Unterschied zu einem ERP?

Ein ERP umfasst mehr Bereiche, etwa Buchhaltung, Personal oder Produktion. Die Warenwirtschaft ist oft ein Teil davon. Mehr unter ERP oder Warenwirtschaft.

Brauche ich als kleiner Betrieb ein Warenwirtschaftssystem?

Sobald Material oder Ware nennenswert Geld bindet oder regelmäßig etwas fehlt, lohnt es sich. Wann Excel noch reicht, steht unter Lagerbestand in Excel.

Kann ich meine Daten aus Excel übernehmen?

Ja. Artikel und Bestände lassen sich aus Excel importieren, die Inventur danach setzt den Startbestand.

Wie fange ich an?

Mit einem Gespräch: Wie läuft die Ware heute durch Ihren Betrieb, wo hakt es? Danach wissen Sie, ob Standard oder eine eigene Lösung passt.