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Warenwirtschaft und ERP · Schnittstellen

ERP Schnittstelle: wie Ihre Programme zusammen­arbeiten

Das beste System nützt wenig, wenn Daten von Hand von einem Programm ins nächste getippt werden. Schnittstellen sorgen dafür, dass jede Angabe nur einmal erfasst wird.

Gespräch vereinbaren Was dazugehört

Von Timo Kusmenko · Stand: November 2026

Was eine ERP Schnittstelle ist

Eine ERP Schnittstelle verbindet die Warenwirtschaft oder das ERP mit anderen Programmen: Ein Auftrag aus dem Shop landet automatisch als Entnahme im Lager, eine Rechnung als Beleg in der Buchhaltung, ein gewonnenes Angebot aus dem CRM als Auftrag.

Technisch geschieht das meist über eine Programmierschnittstelle (API), manchmal über Dateien im festen Format. Wichtig ist vorher die Frage: Welches Programm ist für welche Angabe die Quelle? Sonst überschreiben sich die Systeme gegenseitig.

  • Einmal erfassenÜberall richtig.
  • Klare QuellenWer führt welche Angabe?
  • Fehler sichtbarNichts verschwindet still.

Die Warenwirtschaft in der Mitte

Typische Verbindungen eines Betriebs, und was über sie fließt.

Beispielhafte Verbindungen. Welche bei Ihnen möglich sind, hängt von den Schnittstellen Ihrer Programme ab.

Worauf es bei Schnittstellen ankommt

Eine Quelle je Angabe

Artikel kommen aus der Warenwirtschaft, Kunden aus dem CRM, Zahlungen aus der Buchhaltung.

Wiederholen bei Störung

Ist ein Programm kurz nicht erreichbar, wird die Übertragung nachgeholt.

Protokoll

Jede Übertragung mit Zeit und Ergebnis, Fehler werden gemeldet.

Zugangsdaten geschützt

Schlüssel für fremde Programme verlassen den Server nicht.

So entsteht eine Schnittstelle

  1. Schritt 1Klären

    Was soll fließen, in welche Richtung, wie oft?

  2. Schritt 2Prüfen

    Welche Schnittstelle bietet das andere Programm?

  3. Schritt 3Bauen

    Mit Testdaten, nie zuerst mit echten Buchungen.

  4. Schritt 4Überwachen

    Protokoll und Meldung, wenn etwas nicht durchgeht.

Und die E-Rechnung?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, folgt stufenweise. Für die Warenwirtschaft heißt das: Rechnungen sollten als strukturierte Daten an die Buchhaltung gehen, nicht nur als PDF. Welche Formate Ihre Buchhaltung annimmt, klären wir im Gespräch.

Eigene Warenwirtschaft oder Ergänzung

Ich baue zwei Dinge. Eine eigene Warenwirtschaft, wenn Standardsoftware zu groß, zu teuer oder zu starr für Ihren Betrieb ist. Und Ergänzungen zu einem System, das Sie schon haben: Lager, Inventur, Etiketten oder Auswertungen als eigenes Modul, angebunden an Ihr CRM, Ihren Shop oder Ihre Buchhaltung. Beides als Projekt zum Festpreis. Wie das abläuft, steht unter Warenwirtschaft individuell.

Häufige Fragen zur ERP Schnittstelle

Mit welchen Programmen lässt sich eine Warenwirtschaft verbinden?

Mit allen, die eine Schnittstelle anbieten. Bei Buchhaltungsprogrammen wie Lexoffice, sevDesk oder dem Weg zu DATEV ist das üblich, ebenso bei gängigen Shopsystemen und CRMs. Was bei Ihren Programmen geht, prüfen wir vorher.

Was ist eine API?

Eine Programmierschnittstelle: eine festgelegte Art, wie zwei Programme Daten austauschen, ohne dass jemand etwas abtippt.

Was passiert, wenn eine Übertragung fehlschlägt?

Eine gute Schnittstelle versucht es erneut und meldet sich, wenn es dauerhaft nicht klappt. Nichts darf still verloren gehen.

Kann ich mein CRM behalten?

Ja. Oft ist genau das der Plan: CRM bleibt, Warenwirtschaft kommt dazu, beide werden verbunden.

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Was ich dafür baue

Ihre Warenwirtschaft? Sprechen wir darüber.

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