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Warenwirtschaft und ERP · Inventur

Inventur durchführen: Arten, Fristen und Ablauf

Einmal im Jahr muss gezählt werden. Mit guter Vorbereitung ist das in einem Tag erledigt. Hier steht, welche Arten es gibt, welche Fristen gelten und wie der Ablauf aussieht.

Gespräch vereinbaren Der Ablauf

Von Timo Kusmenko · Stand: November 2026

Warum Sie eine Inventur durchführen müssen

Wer bilanziert, muss zum Ende jedes Geschäftsjahres ein Verzeichnis seiner Vermögensgegenstände aufstellen, das Inventar (§ 240 HGB). Dafür muss man eine Inventur durchführen: Vorräte werden gezählt, gemessen oder gewogen und bewertet.

Wie das geschieht, lässt das Gesetz in Grenzen offen. Neben der klassischen Zählung am Stichtag gibt es vereinfachte Verfahren (§ 241 HGB). Welches für Sie zulässig und sinnvoll ist, stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab. Diese Seite ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.

  • Gut vorbereitetHalbe Arbeit.
  • Klar verteiltJeder kennt seinen Bereich.
  • Sauber dokumentiertFür den Abschluss.

Ablauf einer Stichtagsinventur

  1. Vorher

    Vorbereiten

    Eine Woche vor dem Stichtag

    • Lager aufräumen, Fremdware und Defektes trennen
    • Bereiche festlegen und Zähler einteilen
    • Zähllisten oder Inventur-App vorbereiten
    • Buchungen bis zum Stichtag vollständig erfassen
  2. Stichtag

    Zählen

    Während der Zählung keine Bewegungen

    • Bereich für Bereich zählen, jeder Platz nur einmal
    • Unklares markieren, nicht schätzen
    • Bei Abweichungen gleich nachzählen
  3. Danach

    Abschließen

    Differenzen klären und festhalten

    • Soll und Ist vergleichen, große Differenzen prüfen
    • Bestand auf den gezählten Wert setzen
    • Inventurliste mit Datum und Zählern ablegen

Die Arten der Inventur

Kurzer Überblick. Die Voraussetzungen im Einzelnen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Stichtagsinventur

Zählung am Bilanzstichtag oder zeitnah davor oder danach, in der Regel innerhalb von zehn Tagen (R 5.3 EStR). Bewegungen dazwischen werden fortgeschrieben oder zurückgerechnet.

Permanente Inventur

Der Bestand wird laufend aus Buchungen fortgeschrieben, jeder Artikel mindestens einmal im Jahr gezählt (§ 241 Abs. 2 HGB). Setzt ein zuverlässiges Lagersystem voraus.

Zeitverschobene Inventur

Zählung bis zu drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Stichtag, der Wert wird auf den Stichtag fort- oder zurückgerechnet (§ 241 Abs. 3 HGB).

Stichprobeninventur

Mit anerkannten mathematisch-statistischen Verfahren (§ 241 Abs. 1 HGB). Eher etwas für große Lager.

Inventur mit dem Handy

Die meiste Zeit einer Inventur geht nicht beim Zählen verloren, sondern beim Verteilen, Abtippen und Fehlersuchen. Mit einer Inventur-Software zählen mehrere Leute gleichzeitig mit dem Handy, die Differenzen stehen sofort fest, und die Inventurliste ist am Abend fertig. Wird der Bestand außerdem laufend aus Buchungen geführt, ist das eine Voraussetzung für die permanente Inventur.

Eigene Warenwirtschaft oder Ergänzung

Ich baue zwei Dinge. Eine eigene Warenwirtschaft, wenn Standardsoftware zu groß, zu teuer oder zu starr für Ihren Betrieb ist. Und Ergänzungen zu einem System, das Sie schon haben: Lager, Inventur, Etiketten oder Auswertungen als eigenes Modul, angebunden an Ihr CRM, Ihren Shop oder Ihre Buchhaltung. Beides als Projekt zum Festpreis. Wie das abläuft, steht unter Warenwirtschaft individuell.

Häufige Fragen zur Inventur

Wer muss eine Inventur durchführen?

Alle, die nach Handelsrecht Bücher führen und bilanzieren müssen. Wer nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung macht, ist dazu meist nicht verpflichtet. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.

Wann muss die Inventur stattfinden?

Bei der Stichtagsinventur zeitnah zum Bilanzstichtag, in der Regel innerhalb von zehn Tagen davor oder danach. Bei der zeitverschobenen Inventur gelten drei Monate davor bis zwei Monate danach.

Darf während der Inventur gearbeitet werden?

Am besten ruhen die Bewegungen in den Bereichen, die gerade gezählt werden. Sonst müssen sie genau festgehalten und verrechnet werden.

Wie lange muss ich Inventurunterlagen aufbewahren?

Inventare gehören zu den Unterlagen mit zehn Jahren Aufbewahrungsfrist (§ 257 HGB). Klären Sie Einzelheiten mit Ihrer Steuerberatung.

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Was ich dafür baue

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