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Ratgeber · Phase 2 des Onboardings

Neuer Mitarbeiter, erster Tag: so planen Sie ihn

Den ersten Tag vergisst niemand. Mit einem festen Ablauf wird er zu einem guten Start und nicht zu einem Tag voller Wartezeiten.

Ablauf des Tages Willkommensgespräch

Von Timo Kusmenko · Stand: Oktober 2026

Neuer Mitarbeiter, erster Tag: worauf es ankommt

Wenn ein neuer Mitarbeiter seinen ersten Tag hat, entscheidet sich, ob er sich erwartet fühlt. Das hängt weniger an Geschenken als an Kleinigkeiten: Jemand steht am Eingang, der Laptop funktioniert, und es gibt einen Plan für den Tag.

Der erste Tag gehört zur Phase Orientierung im Onboardingprozess. Vorbereitet wird er im Preboarding, also in den Wochen davor.

  • Erwartet werdenJemand empfängt die Person und kennt ihren Namen.
  • Arbeitsfähig seinGeräte und Zugänge funktionieren am ersten Vormittag.
  • Wissen, wie es weitergehtAm Abend ist klar, was die erste Woche bringt.

Ablauf des ersten Tages Stunde für Stunde

Ein Vorschlag, den Sie an Ihre Arbeitszeiten anpassen. Wichtig ist, dass keine Lücke entsteht, in der die neue Person nichts zu tun hat.

  1. Vormittag

    Ankommen

    • Empfang am Eingang durch die Führungskraft oder Patin
    • Kaffee und kurzes Kennenlernen ohne Programm
    • Rundgang: Arbeitsplatz, Küche, Besprechungsräume, Notausgänge
    • Vorstellung im Team, mit Namen und Aufgaben
  2. Mittag

    Einrichten

    • Geräte übergeben, Zugänge gemeinsam testen
    • E-Mail, Kalender und wichtigste Programme einmal öffnen
    • Gemeinsames Mittagessen mit Patin oder Pate
    • Pflichtunterweisungen wie Arbeitsschutz und Datenschutz
  3. Nachmittag

    Ausblick

    • Willkommensgespräch mit der Führungskraft
    • Einarbeitungsplan der ersten Woche durchgehen
    • Eine erste kleine Aufgabe
    • Kurzer Abschluss: Wie war der Tag, was ist offen?

Leitfaden für das Willkommensgespräch

Etwa 30 Minuten am ersten Nachmittag. Die Fragen unter Punkt 4 sind die wichtigsten, weil sie zeigen, dass die Meinung der neuen Person zählt.

Willkommensgespräch
Willkommensgespräch mit [Name], [Datum]

1. Begrüßung
Warum wir uns für Sie entschieden haben: [ein, zwei Sätze]

2. Die Aufgabe
Was Sie bei uns bewirken sollen: [Ziel der Stelle]
Woran wir nach drei Monaten merken, dass es gut läuft: [Kriterien]

3. Die ersten Wochen
Einarbeitungsplan gemeinsam ansehen
Ansprechpartner: [Patin oder Pate], für Fachliches [Name]

4. Erwartungen von beiden Seiten
Was ist Ihnen wichtig in der Zusammenarbeit?
Wie möchten Sie Rückmeldung bekommen?

5. Nächste Termine
Gespräch Ende der ersten Woche: [Datum]
Feedbackgespräch nach 30 Tagen: [Datum]

Was am Vortag fertig sein muss

Die vollständige Liste für alle Phasen steht in der Onboarding Checkliste.

  • Willkommensmail mit Uhrzeit, Ort und Ansprechperson ist verschickt
  • Arbeitsplatz ist eingerichtet und sauber
  • Laptop, Telefon und Zugänge sind eingerichtet und getestet
  • Das Team weiß Bescheid und hat sich den Vormittag freigehalten
  • Patin oder Pate ist den ganzen Tag erreichbar
  • Einarbeitungsplan für die erste Woche liegt ausgedruckt oder digital bereit
  • Ein kleines Willkommen, etwa eine Karte vom Team

Einführungsveranstaltung bei mehreren neuen Mitarbeitern

Fangen mehrere Personen zum selben Termin an, lohnt sich eine gemeinsame Einführungsveranstaltung am ersten Vormittag: Begrüßung durch die Geschäftsführung, Vorstellung der Bereiche, gemeinsame Unterweisungen. Das spart Zeit und die Neuen lernen sich untereinander kennen.

Danach geht es trotzdem in die eigenen Teams. Der persönliche Empfang durch die eigene Führungskraft lässt sich durch eine Veranstaltung nicht ersetzen.

Häufige Fragen zum ersten Arbeitstag

Wann sollte der erste Tag beginnen?

Etwas später als üblich, zum Beispiel um 9 Uhr. Dann ist die Führungskraft schon da, und der Empfang wirkt nicht improvisiert.

Wer begrüßt die neue Person?

Am besten die direkte Führungskraft. Ist sie verhindert, die Patin oder der Pate, aber nicht der Empfang allein.

Was gehört ins Willkommensgespräch?

Warum man sich für die Person entschieden hat, was die Aufgabe bewirken soll, die ersten Wochen, Erwartungen von beiden Seiten und die nächsten Gesprächstermine.

Wie viel sollte am ersten Tag erklärt werden?

So wenig wie möglich. Menschen, Räume, Geräte und eine erste kleine Aufgabe reichen. Fachliches folgt im Einarbeitungsplan.

Sollte es am ersten Tag ein Geschenk geben?

Ein kleines Willkommen kommt gut an, ist aber kein Muss. Ideen stehen beim Willkommenspaket für neue Mitarbeiter.

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Was ich dafür baue

Erster Tag ohne Organisationsstress? Sprechen wir darüber.

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