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Onboarding Checkliste für neue Mitarbeiter

Alle Schritte von der Vertragsunterschrift bis zum Probezeitgespräch. Direkt hier abhaken, als Text in Ihr Werkzeug kopieren oder als PDF drucken.

Zur Checkliste So nutzen Sie sie

Von Timo Kusmenko · Stand: Oktober 2026

Wozu eine Onboarding Checkliste?

Eine Onboarding Checkliste sorgt dafür, dass bei jeder neuen Person dieselben Schritte passieren, auch wenn das Tagesgeschäft drängt. Sie ersetzt kein Gespräch und keine Begrüßung, aber sie verhindert, dass der Laptop am ersten Tag fehlt oder das Feedbackgespräch nach 30 Tagen vergessen wird.

Die Liste unten folgt den drei Phasen des Onboardingprozesses: Preboarding vor dem ersten Tag, Orientierung in den ersten Wochen und Integration bis zum Ende der Probezeit. Jeder Punkt ist so formuliert, dass klar ist, wann er erledigt ist.

Die Onboarding Checkliste zum Abhaken

Ihre Haken bleiben in Ihrem Browser gespeichert, Sie können also später weitermachen. „Drucken oder als PDF“ gibt nur die Liste aus.

0 von 0 erledigt

Sobald der Vertrag unterschrieben ist Preboarding

In der Woche vor dem Start Preboarding

Erster Tag Orientierung

Erste Woche Orientierung

Erste drei Monate Integration

Ende der Probezeit Integration

Gespeichert wird nichts auf unserem Server. Die Haken liegen nur in diesem Browser, damit Sie später weitermachen können.

So nutzen Sie die Checkliste im Team

Eine Liste, die nur eine Person kennt, hilft wenig. Vier Schritte machen daraus einen Ablauf.

  1. Zuständige eintragen

    Schreiben Sie hinter jeden Punkt, wer ihn erledigt: Führungskraft, Büro, IT oder Patin. Ohne Namen fühlt sich niemand gemeint.

  2. Termine festlegen

    Rechnen Sie vom Starttermin rückwärts und vorwärts. Aus „vor dem Start“ wird ein Datum.

  3. Gemeinsam ablegen

    Die Liste gehört an einen Ort, den alle Beteiligten sehen, nicht in ein privates Postfach.

  4. Nach jedem Onboarding verbessern

    Fragen Sie im Probezeitgespräch, was gefehlt hat, und ergänzen Sie die Liste für die nächste Person.

Ergänzen Sie die Liste für Ihren Betrieb

Branchenpflichten

Unterweisungen, Gesundheitszeugnis, Belehrungen oder Fahrerlaubnisse, die in Ihrer Branche vorgeschrieben sind.

Werkzeuge

Die Programme, mit denen Ihr Team täglich arbeitet, mit Zugang und kurzer Einführung. Die technische Seite steht in der IT-Checkliste für neue Mitarbeiter.

Kunden und Partner

Wen die neue Person in den ersten Wochen kennenlernen sollte, intern wie extern.

Besondere Gruppen

Für Auszubildende und Führungskräfte gelten zusätzliche Punkte.

Wenn die Checkliste sich selbst abarbeitet

Bei einer oder zwei Einstellungen im Jahr reicht eine gute Liste. Wer regelmäßig einstellt, merkt schnell, dass das Abhaken selbst Arbeit ist: Jemand muss daran denken, die Willkommensmail zu schicken, die IT zu informieren und die Gespräche nach 30, 60 und 90 Tagen einzutragen.

Genau diese Schritte lassen sich automatisieren. Sobald der Vertrag unterschrieben ist, gehen Willkommensmail, Fragebogen und Aufgaben an die Beteiligten von selbst raus, und die Gesprächstermine stehen im Kalender. Wie das aussieht, steht unter digitales Onboarding.

Häufige Fragen zur Onboarding Checkliste

Was gehört in eine Onboarding Checkliste?

Alles, was vor dem ersten Tag, am ersten Tag, in der ersten Woche, in den ersten drei Monaten und zum Ende der Probezeit erledigt sein muss: Unterlagen, Arbeitsplatz und Zugänge, Begrüßung, Einarbeitungsplan, Feedbackgespräche und das Probezeitgespräch.

Gibt es die Checkliste als PDF oder Excel?

Mit „Drucken oder als PDF“ speichern Sie die Liste als PDF. Mit „Als Text kopieren“ übernehmen Sie sie in Excel, Word, Outlook oder Ihr Aufgabenprogramm, eine Zeile je Punkt.

Werden meine Haken gespeichert?

Nur in Ihrem Browser auf diesem Gerät. Auf unserem Server wird nichts gespeichert. Auf einem anderen Gerät ist die Liste wieder leer.

Wer arbeitet die Checkliste ab?

Mehrere Personen: das Büro die Unterlagen, die IT die Zugänge, die Führungskraft Begrüßung und Gespräche. Tragen Sie zu jedem Punkt einen Namen ein.

Wie lange gilt die Checkliste?

Von der Vertragsunterschrift bis zum Ende der Probezeit, in Deutschland meist sechs Monate.

Mehr zum Onboarding

Alle Ratgeber zum Thema, jeweils mit Vorlage oder Werkzeug.

Was ich dafür baue

Die Checkliste soll von selbst laufen? Sprechen wir darüber.

Erstgespräch: Abläufe automatisieren30 Minuten per Teams. Freien Termin wählen, die Einladung kommt per E-Mail Mobil+49 160 90141494 Telefon+49 2261 814241 E-Mailkontakt@ticus-systeme.de
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