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Vorlage · zum Kopieren

Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter: Vorlage und Beispiel

Der Einarbeitungsplan legt fest, wer der neuen Person was bis wann zeigt. Hier die Vorlage zum Kopieren, ein ausgefülltes Beispiel und worauf es ankommt.

Zur Vorlage Ausgefülltes Beispiel

Von Timo Kusmenko · Stand: Oktober 2026

Was ist ein Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter?

Ein Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter beschreibt die ersten Wochen im neuen Job: welche Aufgaben, Themen und Menschen in welcher Woche dran sind, wer jeweils erklärt und woran man merkt, dass ein Schritt sitzt. In Österreich heißt er oft Einschulungsplan, manche nennen ihn Onboardingplan.

Er ist das Kernstück des Onboardingprozesses. Die Onboarding Checkliste sorgt dafür, dass nichts Organisatorisches fehlt. Der Einarbeitungsplan sorgt dafür, dass die Person fachlich ankommt.

  • OrientierungDie neue Person weiß jeden Morgen, was heute ansteht.
  • EntlastungDie Einarbeitung verteilt sich auf mehrere Schultern statt auf eine.
  • VergleichbarkeitJede neue Person bekommt dieselbe Grundlage, egal wer gerade Zeit hat.

Einarbeitungsplan Vorlage zum Kopieren

Die markierten Stellen ersetzen Sie durch Ihre Angaben. Die Vorlage passt in Word, Excel, Outlook oder jedes Aufgabenprogramm.

Einarbeitungsplan
Einarbeitungsplan für [Vorname Nachname]
Aufgabe: [Stelle] · Start: [TT.MM.JJJJ]
Führungskraft: [Name] · Patin oder Pate: [Name]

Woche 1: Ankommen
Begrüßung, Rundgang, Geräte und Zugänge, Vorstellung im Team
Abläufe kennenlernen: [die drei wichtigsten Abläufe]
Erste Aufgabe: [kleine Aufgabe mit schnellem Ergebnis]
Gespräch am Freitag mit [Führungskraft]

Woche 2: Mitlaufen
Begleitet bei [Kunde, Projekt oder Vorgang]
Einführung in [Programm oder Werkzeug] durch [Name]

Woche 3 und 4: Selbst machen
Eigene Aufgaben: [Aufgabe 1], [Aufgabe 2]
Rückfragen täglich bei [Patin oder Pate]
Ziel bis Ende Woche 4: [woran man merkt, dass es sitzt]

Tag 30, 60 und 90: Feedbackgespräche
Was läuft gut? Was fehlt noch? Was braucht es von uns?
Termine: [TT.MM.], [TT.MM.], [TT.MM.]

Ende der Probezeit
Probezeitgespräch am [TT.MM.JJJJ]
Ziele für die nächsten sechs Monate: [Ziele]

Beispiel: Einarbeitungsplan für eine Bürokraft

So sieht die Vorlage ausgefüllt aus. Name und Aufgabe sind erfunden, der Aufbau passt für fast jede Stelle im Büro.

Beispiel, ausgefüllt
Einarbeitungsplan für Lea Wagner
Aufgabe: Kundenbetreuung im Büro · Start: 01.03.
Führungskraft: Frau Brandt · Patin: Herr Yilmaz

Woche 1: Ankommen
Begrüßung, Rundgang, Laptop und Zugänge, Vorstellung im Team
Abläufe kennenlernen: Anfrage aufnehmen, Termin vergeben, Rechnung anstoßen
Erste Aufgabe: zehn Anfragen aus dem Postfach sortieren und zuordnen
Gespräch am Freitag mit Frau Brandt

Woche 2: Mitlaufen
Begleitet bei Telefonaten mit Bestandskunden
Einführung in das Kundenprogramm durch Herrn Yilmaz

Woche 3 und 4: Selbst machen
Eigene Aufgaben: Terminvergabe, Antworten auf Standardanfragen
Rückfragen täglich bei Herrn Yilmaz
Ziel bis Ende Woche 4: Standardanfragen ohne Rückfrage beantwortet

Fünf Regeln für einen guten Plan

Weniger pro Woche

Drei Themen pro Woche bleiben hängen, zehn nicht. Lieber eine Woche länger planen.

Erst zusehen, dann selbst machen

Jede Aufgabe einmal begleitet erleben, einmal mit Hilfe erledigen, dann allein.

Namen statt Rollen

Hinter jedem Punkt steht, wer erklärt. „Das Team“ fühlt sich nicht zuständig.

Ein erstes Erfolgserlebnis

In der ersten Woche eine Aufgabe, die sichtbar fertig wird.

Gespräche fest eintragen

Die Feedbackgespräche nach 30, 60 und 90 Tagen kommen mit Datum in den Plan. Die passenden Fragen stehen im Feedbackbogen für neue Mitarbeiter.

Plan anpassen

Läuft etwas schneller oder langsamer als gedacht, wird der Plan geändert, nicht die Person gedrängt.

Einarbeitungspläne für besondere Stellen

Für Führungskräfte reicht der Wochenplan nicht. Wer ein Team übernimmt, braucht Gespräche mit jedem Teammitglied, mit Kunden und mit der eigenen Führung, verteilt über die ersten 100 Tage.

Für Auszubildende gibt der Ausbildungsrahmenplan die Inhalte vor. Der Einarbeitungsplan regelt dann die ersten Wochen im Betrieb, abgestimmt auf die Berufsschultage.

Bei Teams, die vor allem aus dem Homeoffice arbeiten, gehören feste Videotermine mit der Patin oder dem Paten in den Plan. Mehr dazu unter digitales Onboarding.

Häufige Fragen zum Einarbeitungsplan

Wie lang sollte ein Einarbeitungsplan sein?

Detailliert für die ersten vier Wochen, danach in größeren Schritten bis zum Ende der Probezeit. Wer alles für sechs Monate vorab festlegt, muss ohnehin nachplanen.

Wer erstellt den Einarbeitungsplan?

Die Führungskraft, am besten zusammen mit der Patin oder dem Paten, die die Aufgabe aus dem Alltag kennen.

Was ist der Unterschied zur Onboarding Checkliste?

Die Checkliste regelt das Organisatorische: Vertrag, Geräte, Zugänge, Termine. Der Einarbeitungsplan regelt das Fachliche: welche Aufgaben, Themen und Menschen in welcher Woche dran sind.

Was ist ein Einschulungsplan?

Das österreichische Wort für Einarbeitungsplan. Gemeint ist dasselbe.

Bekommt die neue Person den Plan vorab?

Ja, am besten mit der Willkommensmail vor dem ersten Tag. So kann sie sich vorbereiten und weiß, was sie erwartet.

Mehr zum Onboarding

Alle Ratgeber zum Thema, jeweils mit Vorlage oder Werkzeug.

Was ich dafür baue

Einarbeitung, die sich selbst organisiert? Sprechen wir darüber.

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