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Rechner · mit Ihren eigenen Zahlen

Onboarding Kosten: was die Einarbeitung wirklich kostet

Die größten Kosten des Onboardings stehen auf keiner Rechnung: Zeit, in der jemand noch nicht voll arbeiten kann, und Abgänge in der Probezeit. Der Rechner macht sie sichtbar.

Zum Rechner Welche Kosten entstehen

Von Timo Kusmenko · Stand: Oktober 2026

Welche Onboarding Kosten entstehen?

Wenn von Onboarding Kosten die Rede ist, denken viele an Laptop, Schulungen und Willkommenspaket. Diese Posten sind sichtbar, aber meist klein. Teurer ist, was nicht auf einer Rechnung steht: die Wochen, in denen eine neue Person noch nicht voll leistet, die Zeit der Kolleginnen und Kollegen, die einarbeiten, und vor allem ein Abgang noch in der Probezeit.

Allgemeine Zahlen dazu sagen wenig über Ihren Betrieb. Deshalb rechnet der Rechner unten nur mit Ihren eigenen Annahmen. Jede Zahl lässt sich ändern, und die Formel steht darunter.

Onboarding Kosten berechnen

Alle Felder sind mit Beispielwerten vorbelegt. Tragen Sie Ihre eigenen Zahlen ein, das Ergebnis rechnet sofort mit.

0 €Einarbeitung pro Person
0 €Einarbeitung pro Jahr
0 €Abgänge in der Probezeit pro Jahr

So wird gerechnet: Wochenkosten der Stelle = Gehalt × (1 + Arbeitgeberanteil) ÷ 52. Fehlende Leistung = Wochenkosten × Wochen × (100 % − Leistung). Betreuung = Stunden × Wochen × Stundenkosten der Kollegen, angenommen wie bei der neuen Stelle. Ein Abgang kostet die bis dahin geleistete Einarbeitung plus eine Neubesetzung. Alle Werte sind Ihre Annahmen, nicht unsere.

Die Posten im Überblick

Wer die Posten kennt, sieht, wo sich Kosten senken lassen, ohne an der Einarbeitung zu sparen.

Fehlende Leistung

Die neue Person wird voll bezahlt, kann aber anfangs nur einen Teil der Arbeit erledigen. Das ist meist der größte Posten.

Zeit der Kollegen

Erklären, Fragen beantworten, Arbeit kontrollieren: Diese Stunden fehlen im Tagesgeschäft.

Ausstattung

Arbeitsplatz, Geräte, Lizenzen, Kleidung. Gut planbar und meist überschaubar.

Schulungen

Externe Kurse, Unterweisungen, Zertifikate, die für die Stelle nötig sind.

Verwaltung

Vertrag, Meldungen, Unterlagen, Abstimmungen mit IT und Büro. Klein pro Fall, aber bei jeder Einstellung neu.

Abgang in der Probezeit

Die gesamte Einarbeitung ist verloren, und die Suche beginnt von vorn.

Onboarding Kosten senken, ohne am Falschen zu sparen

  1. Schneller arbeitsfähig

    Ein Einarbeitungsplan verkürzt die Zeit bis zur vollen Leistung, weil nichts dem Zufall überlassen bleibt.

  2. Weniger Abgänge

    Wer im Preboarding und in den ersten Wochen gut begleitet wird, bleibt eher. Feedbackgespräche zeigen Probleme früh.

  3. Weniger Verwaltung

    Fragebogen, Unterlagen und Erinnerungen laufen beim digitalen Onboarding von selbst.

  4. Gleicher Standard

    Eine Onboarding Checkliste verhindert, dass bei jeder Einstellung dieselben Fehler passieren.

Häufige Fragen zu den Onboarding Kosten

Was kostet das Onboarding eines neuen Mitarbeiters?

Das hängt vor allem von Gehalt und Einarbeitungszeit ab. Der größte Posten ist meist die Zeit, in der die neue Person noch nicht voll arbeiten kann. Der Rechner auf dieser Seite schätzt das mit Ihren Zahlen.

Warum nennen Sie keine Durchschnittswerte?

Weil Durchschnittswerte über alle Branchen wenig über Ihren Betrieb sagen. Eine Bürokraft und eine Fachkraft im Labor haben ganz andere Einarbeitungszeiten. Ihre eigenen Annahmen sind aussagekräftiger.

Wie hoch ist der Arbeitgeberanteil?

Die Sozialabgaben des Arbeitgebers liegen in Deutschland je nach Beitragssätzen bei rund einem Fünftel des Bruttogehalts, dazu können Umlagen und Nebenkosten kommen. Ihre Lohnbuchhaltung kennt den genauen Wert.

Was kostet ein Abgang in der Probezeit?

Die bis dahin geleistete Einarbeitung ist verloren, und die Stelle muss neu besetzt werden. Der Rechner zählt beides zusammen.

Lassen sich Onboarding Kosten steuerlich absetzen?

Kosten für Einarbeitung, Schulungen und Ausstattung sind in der Regel Betriebsausgaben. Die Einzelheiten klärt Ihre Steuerberatung.

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Was ich dafür baue

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