IT Checkliste neuer Mitarbeiter: Konten, Geräte, Rechte

Damit der erste Tag nicht mit Warten auf Zugänge beginnt. Alles, was IT oder die zuständige Person vor dem Start einrichten sollte, und was beim Austritt wieder zurückkommt.

Zur IT-Checkliste Beim Austritt

Von Timo Kusmenko · Stand: Oktober 2026

IT Checkliste: was ein neuer Mitarbeiter ab Tag eins braucht

Die IT Checkliste für jeden neuen Mitarbeiter ist der technische Teil des Onboardings. Kommt ein neuer Mitarbeiter, richtet sie alles ein, was er ab dem ersten Tag braucht. Sie richtet sich an die Person, die Konten anlegt und Geräte einrichtet, in kleinen Betrieben oft die Geschäftsführung selbst oder ein externer Dienstleister.

Kein Punkt kostet viel Zeit, aber jeder fehlende Punkt kostet am ersten Tag Stunden. Die organisatorischen Schritte stehen in der Onboarding Checkliste, diese Liste ergänzt sie.

Und beim Austritt: dieselbe Liste rückwärts

Onboarding und Offboarding gehören zusammen. Wer weiß, was eingerichtet wurde, kann es beim Austritt vollständig zurücknehmen.

Konten am letzten Arbeitstag sperren, nicht später
E-Mail-Weiterleitung oder Abwesenheitsnotiz einrichten
Zugänge zu Fachprogrammen und externen Diensten entfernen
Geräte zurücknehmen und mit der Inventarliste abgleichen
Passwörter für gemeinsam genutzte Zugänge ändern
Daten der Person nach den Aufbewahrungsregeln sichern oder löschen

Typische Fehler im IT-Onboarding

Zu viele Rechte.

Neue Konten werden von einem bestehenden kopiert und erben Zugriffe, die die Person nie braucht.

Passwort per E-Mail.

Das erste Passwort steht im Postfach, das die Person noch nicht hat, oder in einer weitergeleiteten Mail.

Keine Liste der Zugänge.

Beim Austritt weiß niemand mehr, wo die Person überall ein Konto hatte.

IT-Onboarding, das sich selbst anstößt

Wer regelmäßig einstellt, verliert Zeit an immer gleiche Handgriffe: Konto anlegen, Gruppen zuordnen, Geräteliste pflegen, Zugänge beim Austritt wieder suchen.

Ein Teil davon lässt sich automatisieren. Sobald der Vertrag unterschrieben ist, bekommt die zuständige Person eine Aufgabe mit allen Angaben und Fälligkeitsdatum, und jede Einrichtung wird festgehalten. Beim Austritt liegt dann die vollständige Liste bereit. Mehr dazu unter digitales Onboarding.

Häufige Fragen zur IT-Checkliste

Wann sollte die IT von einer neuen Person erfahren?

Spätestens zwei Wochen vor dem Start, bei Geräten mit Lieferzeit früher. Am besten automatisch, sobald der Vertrag unterschrieben ist.

Wie übergibt man das erste Passwort sicher?

Persönlich am ersten Tag, per SMS an die private Nummer oder über einen Passwortmanager. Nicht per E-Mail, und die Person ändert es bei der ersten Anmeldung.

Welche Rechte bekommt eine neue Person?

Nur die, die sie für ihre Aufgabe braucht. Weitere Rechte kommen dazu, wenn sie gebraucht werden, nicht vorsorglich.

Was ist technisches Onboarding?

Der technische Teil der Einarbeitung: Konten, Geräte, Zugänge, Rechte und die Einführung in die Werkzeuge.

Was passiert beim Austritt?

Konten werden am letzten Tag gesperrt, Geräte zurückgenommen, gemeinsam genutzte Passwörter geändert und Daten nach den Aufbewahrungsregeln behandelt.

IT Checkliste neuer Mitarbeiter: Konten, Geräte, Rechte

IT Checkliste: was ein neuer Mitarbeiter ab Tag eins braucht

IT Checkliste zum Abhaken

Konten eine Woche vorher

Geräte eine Woche vorher

Rechte und Sicherheit vor dem Start

Am ersten Tag

Und beim Austritt: dieselbe Liste rückwärts

Typische Fehler im IT-Onboarding

IT-Onboarding, das sich selbst anstößt

Häufige Fragen zur IT-Checkliste

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