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Auftragsbestätigung Vorlage: Word und E-Mail-Muster

Mit der Auftragsbestätigung halten Sie schriftlich fest, was vereinbart ist. Hier die Vorlage zum Herunterladen und ein Muster für die E-Mail.

Vorlage herunterladen Muster für die E-Mail

Von Timo Kusmenko · Stand: Oktober 2026

Wozu eine Auftragsbestätigung?

Eine Auftragsbestätigung bestätigt dem Kunden schriftlich, dass Sie seinen Auftrag annehmen, und zu welchen Bedingungen. Sie ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, verhindert aber Missverständnisse: Was genau, zu welchem Preis, bis wann.

Besonders sinnvoll ist sie, wenn der Auftrag mündlich, telefonisch oder mit Änderungen gegenüber dem Angebot erteilt wurde. Unter Kaufleuten kann ein Schweigen auf eine solche Bestätigung unter Umständen als Zustimmung gelten. Deshalb lohnt es sich, Abweichungen ausdrücklich zu nennen.

  • KlarheitBeide Seiten haben dasselbe schriftlich.
  • StartsignalDer Kunde weiß, dass es losgeht und wann.
  • BelegBei Unstimmigkeiten gibt es eine Grundlage.

Auftragsbestätigung Vorlage herunterladen

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Auftragsbestätigung (Word)

Mit Positionen, Summe, Leistungszeitraum und Ansprechperson.

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Passendes Angebot (Word)

Gleicher Aufbau, damit Angebot und Bestätigung zusammenpassen.

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Die Hinweise auf dieser Seite sind allgemeine Informationen und keine Rechtsberatung. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung oder eine Anwältin.

Was in die Auftragsbestätigung gehört

Bezug auf den Auftrag

Datum des Auftrags und Nummer des Angebots, auf dem er beruht.

Leistungen und Preis

Was genau geliefert oder geleistet wird, zu welchem Preis. Am einfachsten wie im Angebot.

Abweichungen

Alles, was sich gegenüber dem Angebot geändert hat, ausdrücklich genannt.

Termine und Ansprechperson

Start, Ende oder Liefertermin und wer beim Kunden und bei Ihnen zuständig ist.

Muster: Auftragsbestätigung per E-Mail

Für kleinere Aufträge reicht die Bestätigung per E-Mail. Für größere schicken Sie zusätzlich das ausgefüllte Word-Dokument als PDF.

Auftragsbestätigung per E-Mail
Betreff: Auftragsbestätigung [Leistung], Angebot Nr. [Nummer]

Guten Tag [Name],

vielen Dank für Ihren Auftrag vom [Datum]. Hiermit bestätige ich ihn gerne:

Leistung: [Leistung laut Angebot Nr. Nummer]
Preis: [Betrag] zzgl. Umsatzsteuer
Start: [Datum], Fertigstellung voraussichtlich [Datum]
Ihre Ansprechperson bei mir: [Name, Telefon]

[Falls zutreffend: Abweichend vom Angebot haben wir vereinbart, dass ...]

Sollte etwas nicht unserer Absprache entsprechen, geben Sie mir bitte innerhalb von [7] Tagen Bescheid.

Ich freue mich auf die Zusammenarbeit.
[Name]

Auftragsbestätigung, die von selbst rausgeht

Wird ein Angebot online unterschrieben, kann die Auftragsbestätigung automatisch folgen, mit denselben Positionen, ohne Abtippen. Zusammen mit der Rechnung für die Anzahlung und dem Termin für den Start. Wie das aussieht, steht unter Angebot erstellen.

Häufige Fragen zur Auftragsbestätigung

Ist eine Auftragsbestätigung Pflicht?

Nein. Sie ist aber sinnvoll, um schriftlich festzuhalten, was vereinbart ist, besonders bei mündlichen Aufträgen oder Änderungen gegenüber dem Angebot.

Was ist der Unterschied zwischen Auftragsbestätigung und Auftragserteilung?

Die Auftragserteilung schickt der Kunde: Er beauftragt Sie. Die Auftragsbestätigung schicken Sie: Sie nehmen den Auftrag an.

Reicht eine Auftragsbestätigung per E-Mail?

Ja, eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Für größere Aufträge empfiehlt sich zusätzlich ein PDF.

Was passiert, wenn der Kunde nicht antwortet?

Unter Kaufleuten kann Schweigen auf ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben unter Umständen als Zustimmung gelten. Bei Privatkunden gilt das nicht. Im Zweifel klärt das eine Anwältin.

Wann sollte die Auftragsbestätigung rausgehen?

Möglichst am selben oder nächsten Tag nach dem Auftrag. So hat der Kunde Gewissheit, dass es losgeht.

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Was ich dafür baue

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